自考文书档案管理30462复习资料（8）

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第四节 文书立卷与归档文件整理

一.文书立卷

(一)文书立卷的要求

1)保持文件之间的内在联系与完整;

2)正确反映本组织工作的历史面貌;

3)要区分文件材料的保持价值;

4)要方便保管、检索和利用;

(二)文书立卷的步骤

1.编制立卷类目

类：按问题分、按机关组织机构分

目：

号：大流水编号法、分类编号法

2.平时归卷

注意：准备文件夹、及时归卷、定期检查和调整。

3.年终调整定卷

4.组卷

5.卷内文件的排列与编号

6.拟写案卷标题

注意：作者的拟写、问题的拟写、文种拟写、时间的拟写、通讯者、涉及地区的拟写。

7.填写卷内文件目录和备考表

卷内目录内容

顺序号、文号、责任者、题号、文件内容、日期、页号、备注

8.填写案卷封皮

全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件页数、档号

9.装订案卷

(三)立卷的方法

根据问题特征、按时间特征、按文种特征、按作者特征、按通讯者特征、按地区特征立卷;

1)可以按照文件的不同类型，采用不同的特征立卷;

2)可以抓住主要特征结合其他特征立卷;

3)要注意有直接联系的文件材料不能分开立卷;

4)应考虑文件材料的保持价值;

5)分清卷与卷之间的界线;

二.归档文件整理

(一)归档文件整理与立卷的差别

1.对文档实行文件级管理，不需要将文件立为案卷，免除了组卷不合理、案卷题名不规范、一人一个标准的繁琐、复杂的文件组卷过程。

2.文件整理一般以一份文件为单位

3.分类方法固定为年度、保管期限、机构三种，各单位视具体情况组合及简化分类层次。

4.装订也同样以“件”为单位，装订材料只要符合档案保护要求，不做统一规定，装订方法也不限于传统的“三孔一线”要求。

5.文件排列方法强调按事由排列，结合时间、重要程度等参考因素，并可根据实际情况选用。

6.归档章的位置不限于首页右上角，只要在首页上端空白处皆可;归档章项目只保留检索必备内容。

7.取消案卷和卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录。

8.不要求编页号，只需要在归档文件目录中填写“页数”。

9.归档文件直接装档案盒内保管。

10.不再填写案卷题名和案卷封面，只需填写档案盒盒脊项目。

(二)归档文件整理的意义

1.简化文档整理工作，提高工作效率;

2.促进文档管理一体化，推动档案工作现代化;

3.立足现有管理要求，兼容既往管理模式。

(三)归档文件整理过程和方法

1.收集

2.鉴定

1)确定每份文件有无保存价值，凡有保存价值的文件才属于应归档的文件，纳入归档文件整理范畴;

2)对有价值的归档文件分别确定保管期限;

3.装订

4.分类

年度分类法、保管期限分类法、组织机构分类法、问题分类法

5.排列

按不同事由形成时间的先后顺序排列

按事由的重要程度排列

按事由具有的共同属性分别集中排列

6.编号

全宗号、年度、保管期限、件号、机构

7.编目

件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注

8.装盒

文件装盒、填制案盒、填备考表

第五节 文书归档

一.归档制度

(一)归档时间

(二)归档要求

(三)归档手续

(四)编制归档说明

二.档案的销毁