自考文书档案管理30462复习资料（1）

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绪论

一. “秘书文档管理”的内涵

基于“文书学”和“档案管理学”整合，缘由：

1. 有着天然的密切关系

2. 档案学内容太多，需要精简学习

二. “秘书文档管理”的研究对象与主要内容

(一)“秘书文档管理”的研究对象：文书、文书工作、档案、档案工作。

(二)“秘书文档管理”的主要内容：基础知识和工作流程

三. 文档管理工作的重要性

(一)文书、档案工作是国家管理的重要手段

(二)文书、档案工作是秘书工作重要的组成部分

(三)文书、档案工作是其他秘书工作的重要辅助手段

四. “秘书文档管理”与相关课程的关系

第一章 文书和档案

第一节 文书和档案的含义和关系

一. 文书和档案的含义

(一)文书的含义

1. 在单位内从事文书、书信的制作，处理和管理的工作人员。

2. 人们在生产和生活中为了记录事项、管理事物、交流情况，依照一定的体式制作的具有现实效用的文字材料。

文书包含以下含义：

(1)文书的作者是从事社会活动的人

(2)文书具有实用性

(3)文书的记录方式为文字

(4)文书的载体形式多种多样

(5)文书具有广泛的社会作用

(6)文书是一个类别名词，一般指一类文字材料

(二)文书、公文和文件之间的关系

广义文件>文书>公文>狭义文件

(三)档案的含义

定义：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保持价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。

包含几个要素：档案的本质属性、档案的来源、档案形式的多样性

二. 文书和档案的关系

1.文书和档案是同一文件在生命周期中不同阶段的不同称谓，具有相同的来源。

2.文书有条件地转化为档案。

菲利普•布鲁克斯 “文件生命周期”概念

谢伦伯格 “双重价值鉴定”

第二节 文书和档案的种类和作用

一. 文书和档案的种类

(一)文书的种类

1.作用：通用公文、专用公文

2.行文方向：下行文、平行文、上行文

3.按来源和使用范围：外发文件、收来文件、内部文件

4.功能性质：法规性公文、指挥性公文、部署性公文、知照性公文、报请性公文、批答性公文、奖惩性公文

5.时限：紧急公文、普通公文

6.机密程度：机密公文、普通公文

(二)档案的种类

1.根据形成的历史时期：古代档案、近代档案、现代档案

2.根据档案内容：文书档案、科技档案、专门档案、人物档案

3.载体形式：甲骨等

4.所有者：国家档案、集体档案、个人档案

5.内容体式：公文、日记、电稿等

二.文书和档案的作用

(一)规范作用

(二)指导作用

(三)联络作用

(四)凭证作用

(五)参考作用

是社会组织工作、科学研究、生产活动重要参考

(六)教育作用