00789外国档案管理自考资料：外国文件管理

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外国文件管理

一、定义：文件管理是指对文件在其形成、保存、利用和处置过程中进行的经济而有效的全面管理。

二、必要性目的

（一）必要性

1．文件数量的急剧增长和类型的大量增加，推动了文件管理的产生

2．合理解决文件制作和保存的条件问题，加强了文件管理产生的迫切性

3．合理解决文件处置问题的需求

4．文件全程管理实现经济和高效的要求

（二）目的

1．对现行阶段的文件进行“超前控制”，确保现行文件的安全保管和有效利用。

2．对半现行阶段的文件进行“合理处置”，确保半现行文件的安全保管、有效利用和妥善进馆。

三、文件管理与档案管理的关系

1.文件管理是档案管理的前提

2.档案管理是文件管理的延伸和发展

3.文件管理和档案管理是一个统一的系统工程

4.档案部门和人员的参与，是文件管理质量的重要保证

5.文件管理人员与档案管理人员之间存在着相互依存，相互促进而又各自独立的关系

四、文件与档案的关系

1．档案由文件转化而来

2．档案是文件的特殊部分

特殊性包括：（1）档案是具有长期或永久价值的文件;（2）档案是由特定场所长期或永久保存的文件;（3）档案是有机联系的文件整体;（4）档案是非现行文件。

3．文件和档案是同一事物在其不同运动阶段上价值形态变化的体现

五、文件生命周期理论

（一）含义、基本内容（3点）文件生命周期的定义

文件生命周期：文件从产生直至因丧失作用而被销毁或者因具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。

文件生命周期理论：它是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程、研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件运动过程和规律的客观描述和科学抽象。

六、基本内容

（一）文件从形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程

（二）文件的运动过程因价值形态的变化分为若干阶段

1.文件的整体运动过程具有阶段性特征

2.文件运动过程的各阶段具有不同特点

3.引起文件阶段性变化的根本原因是文件价值形态的规律性变化

（三）文件在每一个阶段因特定价值与服务对象、保存场所、管理形式之间存在一种内在的对应关系

1．文件在每一个阶段的特定价值形态对应于不同的服务对象、保存场所和管理方式。

2．各阶段文件服务对象、保管场所和管理方式等方面的变化只不过是文件运动不同阶段的外在表现，只有价值形态的变化才是其内在决定因素。

七、重要意义

为文件的全过程管理奠定了理论基础

为文件的分阶段管理提供了实践指导原则

为实现文档一体化管理并对文件进行前端控制赋予了理论依据。

八、文件生命周期理论在电子文件时代面临的挑战及修正和发展的表现（评价）。对文件连续体理论的评价（内容、进步之处、不足）

（一）面临的挑战

1．电子文件的生命周期需要新的理解。

2．对电子文件生命周期的阶段划分有不同的看法。

3．文件生命周期理论揭示的文件各阶段特定价值与相关因素的对应关系不再适用于电子文件。

（二）电子文件时代的补充——文件连续体理论

主要内容：构建了一个多维坐标体系来描述文件的运动过程。包括4个坐标轴———文件保管轴、证据轴、业务活动轴和来源轴。

进步之处（两种理论比较）

文件生命周期理论：集中在文件自身，考察的是文件实体从形成直至销毁或永久保存的运动过程及规律。

（1）研究视角

文件连续体理论：集中在文件保管形式与业务活动及环境的互动，考察的是文件从最小保管单位直到组成最大保管单位的运动过程及规律。

文件生命周期理论：运用平面的、单维的研究方法。

（2）研究方法

文件连续体理论：将文件置于一个多元时空范围，转而运用立体的、多维的研究方法。

文件生命周期理论：强调文件运动的阶段性，主张划清阶段界限，实行阶段式管理。

（3）阶段性

文件连续体理论：突出文件运动连续性和整体性。将文件视为一个无需明确分割的连续统一体,准确地揭示了电子文件各阶段界限日趋模糊、联系却越发明显的运动特点。

文件生命周期理论：强调各阶段文件的价值形态与保管场所、管理方式的对应关系。

（4）对应关系

文件连续体理论：不再要求相关因素的机械对应,更好地顺应了电子文件时代的发展要求。

九、文件中心

（一）性质：过渡性或中间性，它介于文件形成机关与档案馆之间，是连接机关与档案馆的“中转站”。

任务：1．保管2．服务3．处置

（二）业务活动

１．接收（保存期、特殊需要、保管费用、利用频率）

２．保管

（1）确保库房及设施的安全。

（2）确保文件盒容量合理、标记清晰。

（3）确保文件的及时排架和调整。

（4）对特殊载体的文件实行特殊保管。

（5）确保外借的文件及时“回归”和“上架”。

３．利用

４．处置

（三）优越性：1.经济实用2.交接简便3.三个不变（其形成机关对文件的所有权不变，文件的整理顺序不变，保密规定不变。）4.服务快捷5.安全保管6.保证质量

（四）文件中心的优势：性质一体化；功能一体化；领导体制一体化；业务程序一体化

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