自考00510秘书实务复习资料（二）

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自考00510秘书实务复习资料（二）

简述文稿撰拟的宏观过程。

分为三个阶段：①文稿撰拟的朦胧阶段，指秘书从事文字工格的初期所经历的一段尚未入门的写作过程。在这一阶段，秘书每每提笔撰拟文稿时，心理压力较大，不知如何落笔，更不会布局谋篇，初稿常常要经过较大的改动。②文稿撰拟的模仿阶段，指秘书从事文字工作的中期所经历的一段尚不自由的写作过程，在这一阶段，秘书已具备了一定的写作知识，也积累了一定的写作经验，并能胜任一般文稿的撰拟，但尚不能得心应手，还须仿效现成的文书或由他人指导，学着去写。③文稿撰拟的自如阶段，指秘书从事文字工作的后期所经历的一段胜任裕如的写作过程 ，在这一阶段，秘书已经具备了丰厚的写作知识，也积累了很多的写作经验，并能出色地完成各种文稿，特别是大型文稿的撰写任务。这标志着秘书在文稿撰拟上已经进入到成熟时期。

在文稿的草拟阶段，拟稿人应注意哪些问题？

①讲究语法。一篇上乘的文稿。应做到用字规范，遗词达意，造句简洁，无语法错误。②讲逻辑，。无论是分析情况，论述问题、还是列举事实。阐明道理，都有必须做到概念明晰，判断准确，推理合理，不出现逻辑错误。③讲究格式。文书的格式，有的是明文规定，有的是约定俗成的，有、不论是哪种情况，拟稿人都必须讲究格式，如稿纸的规格，书写的式样，以及字形，字号的选用和组合等。

简述文字工作的意义。

①秘书的文字功底，是秘书的基本素质。②秘书的文字表达能力，是秘书首要能力：各级机关制发的文书，大都是首先由秘书撰拟，然后由领导人签批发出；各级领导机关对内、对外的指示、通知也大都采用文书的形式，而这类文书的撰拟，也往往首先出自秘书之手；由秘书撰拟的各种文书在其办结之后，便成为国家或单位档案资料的重要来源之一，具有一定的历史意义。③秘书的文字工作，是地对领导工作的重要补偿：秘书的文字工作，是对领导者知识智能的补充与延伸；秘书的文字工作，是对领导意图的完善和升华；秘书的文字工作，是对领导者精力和体力的减轻与节省。

简述文书工作的广义与作用。

文书工作，是指通过互相联系的一系列环节，完成文书制发、传递、办理和保管的全过程，也称为文书处理或文字管理，文书工作具有以下作用，

①做好文书工作，可以提高文书的质量。②做好文书工作，可以控制文书的总量。③做好文书工作，可以加快文书的运转，④做好文书工作，可确保文书的安全，⑤做好文书工作，可以促进档案管理。

简述用印的含义及注意事项。

用印，是指在印刷好的公文上加盖发文机关印章，

应注意以下几点：①应检查原稿上有无领导人签字，有领导人签字并确认符合规定的，秘书人员才能在制成的公文上加盖机关印章。②加盖印章的公文份数要与原稿标明的印制份数相同，多余份数不得盖章。③用印位置和顺序应符合有关规定，应盖在落款中央，上不压正文，下要压日期，即印章下沿要稍稍压盖在落款年月之上，谓之“骑年盖月”。④盖印必须端正清晰。不可歪、倾、斜、偏或模糊不清，用印后，要注意同公文首页的发文机关标识核对，防止张冠李戴。

简述文书工作的原则。

文书工作的原则：①准确无误，准确无误是文书工作的质量要求，也是第一位的要求。②及时迅速是对文书工作的时效要求。③安全保密，安全保密是对文书的可靠性要求。④力求精简。精简文书，是对文书的数量要求。⑤集中统一。集中统一，是对文书的组织要求。⑥党政分开。党政分开，是支对文书工作的政治要求。

简述公文立卷的方法。

公文立卷，主要采用按照文件的特征，联系和保存价值进行卷组合的方法，即按作者特征立卷。按问题特征立卷，按时间特征立卷，按文种特征立卷，按通讯者特征立卷，按照地区特征立卷，在实际工作中，经常采用几个特征结合运用的立卷方法。

什么是信息与信息工作？

信息有广义和狭义之分，广义的信息，是指对各种事物运动特征和变化的客观描述，狭义的信息，是指通过一定的物质载体反映出来的新的有用的知识，信息工作，特指秘书获取、加工、传递、储存和利用信息的一系列活动。

信息的特征有哪些？

信息的特征：①客观性。由于事物质的特征及其发展变化是一种客观存在，因而反映这种特征及其发展变化的信息也是客观的。②时节效性。信息的价值在于把一人，一时，一地，一事的信息，传递给更多的需求者，而且用户对信息有特定的需求，客观上就造成了信息的时限要求，信息的价值是随着时间而变化的，过了时限，信息就失去了作用。③共享性。物质在交换过程中会发生位移，原来的所有者失去该物质，信息则不然，新获得者固然得到了这一信息，但输出者也未失去这一信息。④可传输性。信息可以能过文字、声音、光、电等物质载体高难度效率，高质量地进行传递。⑤可加工性。信息既可以通过人的调研和加工不断扩充，也可以通过人的综合和加工发压缩，变为对用户有用的信息。⑥扩散性。信息富有渗透性，具有扩散的自发倾向。它总是力图冲破非自然的束缚，通过各种渠道和途径扩大其影响。

信息工作的基本要求有哪些？

①敏锐。秘书人员必须具有敏锐的信息意识，用信息人员所有的敏感性去做信息工作。②准确。信息的生命力在于真实准确，信息价值也在于真实准确。③及时。信息的价值与时效性关系极大，再好的信息如果错过了时机，就失去了自身的价值。④全面，坚持“两点论”，有喜报喜，有忧报。⑤适用。对信息的收集、加工和报送要有明确的目的，适应领导工作的需要。⑥经济。用较低的费用和简单的手段获取必需的，较多的信息

信息部门加工信息的渠道有哪些？。

①归纳法。就是从大量的原始信息中筛选出反映同一类问题的信息，合并联类项，写成专题信息。②浓缩法。就是在保证信息不变的前提下，把文字的冗长的信息压缩成简短的信息。③纵深法，即从纵的方面，按原始信息资料提供的某一主题层层副近，或按基某一活动的时间顺序，或按某一事件的历史进程生发开去，以搞清问题的来龙去脉。④扩充法。就是对残缺不全的原始信息加以补充，使之变为完整，有用的信息资料。⑤对比法。就是用对比的方法鲜明地反应出事物变化的特征，分为纵向比较和横向比较。⑥转换法。就是把比较抽象的内容转换成人们容易理解的事例，通过转换，达到通俗，形象，生动，典型，给人以深刻印象之目的。⑦图表法。有些原始信息资料中的数据有一定的规律性，秘书可以将这些数据制成图表，使人一目了然，既便于传递，也便于利用。⑧剪接法，就是从各信息点报送来的原始信息资料中，分别剪取其中的某一部分内容。按照一定的思想主题和逻辑顺序对接起来，形成一份全新的信息材料。

秘书部门获取信息的渠道有哪些？

秘书部门获取信息材料的渠道有：①信息网络渠道。②文书渠道。③书刊渠道。④调查渠道。⑤会议渠道。⑥信访渠道。⑦科研渠道。⑧档案渠道。

简述信息提供的对象及它们之前的关系？

信息提供的对象具有多元化，①为本级领导机关提供信息，这是秘书信息服务的首要对象，秘书信息工作如同其它秘书工作一样，首先是为本级领导工作服务，为本级领导了解情况，正确决策，指导工作提供信息。②为上级领导机关提供信息，上级领导机关要了解情况，进行决策，必须依靠下级机关为其提供的信息。③为下级机关和基层单位提供信息，秘书部门负有为下级机关和基层单位提供的责任，通过信息指导服务同为基层工作。

 “三个提供”之间的关系：①秘书部门要处理好为领导提供信息服务同为基层提供服务的关系，把反映基层重要情况的信息及时下情上达，使领导既便于掌握情况，又便于对基层工作给予指导，对全局工作有利，对基层工作也有利，二者是一致的。②秘书部门要处理好为上级领导机关提供信息服务同为本级领导机关提供信息服务的关系。既要积极主动地为上级机关提供大量的高质量的信息，又要把信息工作的落脚点放在为本级领导工作发挥参谋助手的作用上。“三个提供”是相辅相成，相互促进的。

信息储存的意义和要求有哪些？

①有利于充分利用信息资源。②有利于开发深层次的信息。③有利于提高秘书工作效率。

信息存储的要求有：①认真筛选。秘书在信息存储前必须 从大量的原始信息中把那些具有 政策性，指导性，苗头性，预测性的信息筛选出来，存储起来。②科学分类。秘书对存储的信息必须进行科学分类。以利于立卷归档，检索方便。③系统完整。秘书人咒必须用系统论思想指导信息存储工作，统筹兼顾。④坚持不懈。秘书人员要具有不急不燥、不怕麻烦、耐心细致、坚持不懈的精神。⑤便于检索，秘书存储信息时必须符合便于使用者检索的要求。

简述调查与研究的关系。

“调查”和“研究”是两个内涵不同而又紧密联系的概念。调查是指通过各种方式方法获取客观实际情况。了解客观事物的真相斩一种感性认识活动。研究则是指对调查材料进行曲分析归纳和思维加工，认识事物的本质和规律，找到解决问题的对策和办法，是一种理性认识活动。调查是研究的基础和前提，研究是调查的发展和深化。两者虽有先后之分，但又是一个互相联系，互相渗透，协调运动的有机整体，在进行调查时，必须伴随着初步的分析和研究，这样才能使调查的沿着正确的方向前进，在分析研究时，有时需要对一些问题进行局部的或进一步的补充调查，以便更全面地弄清事情的来龙去脉。

简述调研计划的内容。

①调查的目的和要求，调查的目的和要求是整个调查活动的出发点和归宿点，也是调研计划的指导思想和主要措施。②调查的范围和对象，调查范围的确定，要根据调查目的和要求，也要根据参加调查的力量，量力而行，还要根据所属单位的工作情况，调查对象的确定注意相对稳定性和连续性，如果是落实有关人员的政策，调查对象主要是当吉事人和有关档案及证明人；如果是总结验指导工作，则要选择有代表性的先进单位。

③调查的时间和步骤，一是要安排好下基层做调查的时间。主要应考虑基层的工作情况，一般不宜打乱基层单位原来的工作安排，二是制定工作进度表。

④调查的方式和方法。根据调查范围和对象不同，调查方式一般有全面调查，重点调查，典型调查和抽样调查，调查方法主要有个别交谈法，现场观察法，问卷调查法等，秘书应根据需要适当选择。

⑤调查的组织和分工。秘书调查一般有两种：一种是跟随领导人下基层调查，另一种是参加调查组的专题调查，无论哪一种调查活动，都有是一种有组织的集体活动，这就需要对整个调查组的人员组成和任务分工，作出科学合理的安排，调查组内部也要作明确分工，做到各司其职，各负其责，以便使调查工作高效而有序地展开。

简述秘书调研时选题的原则是什么？

 秘书调研时选题的原则：①针对怀原则 。所调研的问题要有实际意义，应领导决策之需，解工作实践之急。②创新性原则，选题要有新意，尽量选择别人没有研过或研究不多，不深的问题。③可行性原则。选择要考虑调查研的主客观条件，选择那些经过努力可以实现的课题。

秘书调研的原则： ①点上调研与面上调研相结合，在调查研究中，必须把点上调研与面上调研结合起来，既要进行典型调查，又要进行全面调查，随时了解全局。②定性调研与定量调研的相结合，在调查研究中，只有把两者结合起来才能取得理想的效果。③直接调研与间接调研相结合，直接调研是主要的调研手段，间接调研是直接调研的辅助手段，二者有机结合，才能提高调研效率。④信息与调研相结合，调研是信息工作的重点和深化，信息又是点上调研的反馈和验证，因此秘书把信息工作与调研工作紧密结合起来，善于从信息中。①②③④⑤⑥⑦发现问题后进行调研，为领导服务。

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