03878会议运营管理自考资料：会议附设展览的运作

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会议附设展览的运作

会议附设展览前期准备工作：

一，会议附设展览早期通知

会议组织者可将举办会议附设展览的有关内容刊登在各轮通知上，尽早将会议举办展览的信息公布出去，并通过这个学科领域里的专家和学者这些渠道尽量将展览信息扩散，争取更多的企业获得展览信息，

二，会议附设展览组织机构的建立

会议组织者通常是将会议附设展览委托承包给某个专业展览管理机构举办，当然也可以自己举办。

三，会议附设展览的财务预算

会议附设展览的支出

1，展场租金

2，展台搭建费用

3，消防和安保费用

4，清洁费

5，展区整体布置的费用

6，编辑和印刷费

7，办公费用

8，人工费用

四，展场的预订

附设展览最理想的场地应该是和所举办的会议在同一个建筑里，一般的会议中心都能满足这个要求。

附设展览时间

预订展览场地时要预留充分的时间。通常在正式展期前至少要预留1天的时间，大一点的附设展览最好要有2天的时间，展览结束后也要预留适当的时间安排撤展工作。

不管是国际会议中心还是宾馆，一般都不需要为预订的附设展览场地提前支付订金，而是随同会议统一付预订金。会议和附设展览结束后，再付全部费用。

五，指定代理公司

1，指定会议附设展览运输代理公司

2，指定会议附设展览装修公司

会议附设展览的招展

招展通知的正文部分的主要信息包括：

1，会议附设展览介绍

2，展览的时间和地点

3，会议的主题和展览的范围

4，展台费

5，申请参展程序

6，代理公司

7，广告费

8，联系方法

9，会议附设展览平面图

搜集名单和征集参展商

附设展览的参展名单可以通过以下几种途径获得：

1会议赞助企

2会议机构人员的提供

3上届的参展商

4参加同类展览会

5会议代表提供

会议附设展览的会前运作

附设展览组织者要做的会前运作工作包括：

1，参展商注册。参展商的注册是会前所有工作中最重要的工作。

通常的分配原则是首先照顾给会议提供综合赞助的赞助商。其次的分配原则完全是依据参展商递交申请的日期来决定。

2，编制会议的附设展览会刊

3，向当地公安和消防部门办理批准手续。

4，展品的运输和报送

5，与会议附设展览场地项目经理的交接。

会议附设展览的现场管理

一，展台搭建

1，普通标准展台

2，特殊装修的展台

三，布展的日期和时间

会议组织者应给所有的参展商一个明确的日期和时间，使他们知道何时可以开始布置自己的展台。通常布展的日期确定在会议附设展览开幕式的前一天。如果参展商需要更长时间布展，就只能利用晚上的时间，当需要向展览场地支付加时费用时，这笔费用应当由参展商自己支付。

具有一定规模的会议附设展览最好安排一个开幕式，时间选择在会议开幕式之后，这样安排的好处是邀请出席会议开幕式的贵宾也有机会参加会议附设展览的开幕式。

撤展

撤展的时间

会议附设展览的结束应该比会议的结束提前一段时间。通常结束时间确定在会议结束当天中午12点，之后参展商就可以安排撤展工作。一般留给参展商的撤展时间为半天，若参展商不能按期撤离，耽误了下一个展览的进场，出现的经济损失将由参展商承担。

会议附设展览的后续工作

一，完成承诺工作

二，总结会议附设展览工作

三，会议附设展览文件存档。

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