03878会议运营管理自考资料：会议财务管理

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会议财务管理

会议财务管理概述

会议财务管理的本质就是对会议资金的管理，其主要内容是研究会议动作时资金活动的过程及其规律。

会议的财务目标

会议财务管理的首要任务也是制定财务目标，会议财务目标分为营利性和非营利性两种。目前我国举办的大多数会议都不是纯粹的商业活动，财务目标都是非营利性的。

会议财务活动的特点

会议财务活动的实质就是会议资金的活动。

会议举办过程中的财务活动大致可以分为五个阶段：

第一阶段发生在会议筹备初期，资金活动的主要表现形式就是筹措资金。

第二阶段的资金活动主要表现为会议启动资金的消耗，筹备期间要购置少量的固定资产、支付会议各种活动的费用以及其他必要的支出，形成了会议的筹备成本。

第三阶段的资金活动是会议的收入，会议举行前的几个月是会议收入的高峰期，通过注册费和企业赞助费的收入，形成会议的主要资金收入。

第四阶段的资金活动是会议举行期间的资金支出，短短的几天将会议的全部收入支出了70%-80%，从而保证了会议能够顺利进行。

第五阶段也是最后一个阶段的资金活动是会议结束后剩余资金的分配，即会议结束后如果有少量的剩余资金，如何分配这些资金。

会议财务管理的内容

会议财务管理的内容包括会议财务计划管理、会议日常财务管理和会议财务分析三部分主要内容。

会议的经费管理

会议经费通常贯彻以下几条原则：

1，首先要确定一位会议领导人负责会议全部支出，实行“一支笔”签字的原则。

2，二是不能轻易改变财务管理的授权人和其权限范围，也不能轻易改变授权人的财务决定，以免引起混乱。

会议财务预测

会议财务预测工作按下列工作程序进行：

1，确定预测目标和制订工作方案。

2，搜集和整理资料

3，选择预测的方法

4，进行预测

5，分析预测的结果，提出预测报告。

会议财务预测的主要内容

最重要最基本的会议财务预测内容如下：

1，会议规模的预测

2，2会议固定支出的预测

3，会议保本人数的预测

举办会议最基本的财务目标是保证会议不能出现亏损。会议收入主要取决于注册费的高低和参加会议的人数。

保本人数=会议固定支出/（注册费-每位代表的可变支出）

4，会议收入的预测

5，经济环境的预测

会议预算编制

编制会议预算的上目的

在会议财务预测的基础上，编制会议预算能够提供一个定量的会议财务计划，既反映出会议固定支出和可变可能是多少，也估算了会议收入是多少，预算总结反映了最终会议的盈亏。预算的结果收入应该大于支出，否则就要努力寻找其他会议经费，以保证会议最终不出现财务亏损。

预算对于会议财务管理至关重要的另一个原因是会议许多支出都发生在会议获得收入前，通过预算可以清楚地了解会议启动资金需要的金额，避免出现由于启动资金不足而影响了会议的正常筹备。

会议预算的组成

会议预算主要由会议收入和支出两部分组成，支出部分分为固定支出和可变支出两大部分。

编制会议预算的程序

编制预算的先后顺序依次为编制会议的固定支出、可变支出、会议的收入和预算总结。

会议固定支出包括：

1，申办费用

2，公关宣传费用

3，办公费用

4，人工费用

5，付给PCO的服务费

6，会议机构的会务费用

7，考察活动费用

8，特邀演讲人的参会费用

9，会议领导的参会费用

1 0，场和设备租金

会议可变支出

会议的可变支出是指随着会议代表的数量变化而改变的支出项目。包括：

一，餐饮费

餐饮费是会议可变支出中比例最大的一笔费用，一般能占到注册费收入的65%左右。

1，宴会。宴会是会议全部单项支出中最多的，支出价格的范围也是最大的。

2，招待会

3，茶/咖歇

4，会议午餐

二，会议资料印刷费

三，邮寄费

四，代表用品费用

五，同声传译接收器。同声传译设备的租金相当昂贵。

六，付给PCO的服务费。如果是按注册的人数来支付PCO的服务费，这笔费用可计算在可变支出中。

会议收入

会议要自筹会议经费，其中经费的主要来源是会议代表交纳的注册费。会议的次要来源包括赞助、指定宾馆住房佣金、旅游、展览和其他诸如广告、出版物、纪念品、光盘的零星收入。

注册费的计算公式：

R=Fc+Vc+C/D

D为参加会议的代表人数，C为不可预见费。

不可预见费也用下列公式计算：

C=Vc/(Fc+Vc)*Vc

固定支出：

会议申办费用

会议地点选择考察费用

会议室及会议设施费用

视听设备费用

特邀演讲人的参会费用

办公设备费用

公关宣传费用

临时翻译

工作人员人工费用

付给PCO的服务费（一次性支付的条件下属Fc）

可变支出：

同声传译接收器租金

餐饮费用

印刷费用

邮寄费用

代表用品费用

最后确定注册费的标准时还要考虑下列各个因素：

1，若是系列会议，要参考前几届的标准

2，参照国际、国内同类专业、同类型会议的收费标准。

3，如果计算出来的注册费比较高，就要将一些在支出中比重比较大的项目如宴会、会议旅游等不包含在注册费里。

4，会议的诸项收入中只有注册费是会议实实在在能够收到的费用，而其他几项，由于各种原因，会议可能得不到这些收入，因此作预算时可以只用注册费一项的收入，用以会议的全部支出。

预算调整

预算调整的原因

由于预算中的金额是根据预测和估算的数据编制的，与实际发生的金额总会有一些差距，需要不断地调整。

由于预算主要是以预测的人数为基础进行编制，当人数发生变化时，也要调整预算。

当然会议举办地的一些价格发生重大变化并对预算产生影响时，也要对预算进行调整。

预算调整的时机

在整个会议筹备期间，对预测的会议人数是否准确有两次检验的时机，第一次是论文征集结束后的时机。第二次是代表预先注册基本结束后的时机。第二次的检验更为重要。

会议成本费用控制

会议成本

会议是由许多活动组成的，例如筹备期间主要是围绕征集论文和代表注册两项活动进行，而会议举行期间更各种不同活动的组合，包括开幕式、招待会和宴会等会务活动以及邀请演讲会和分组讨论会等学术活动。为这些活动所支付的费用就是会议成本。在整个会议成本中，餐饮活动的支出是最主要的费用，通常占到全部会议成本的50%甚至更多。

会议成本费用的控制方法

成本费用控制是会议实现成本管理的重要步骤之一。内容包括：

一，制定会议成本费用标准

为了做好会议成本费用的控制工作，首先要制定会议成本费用标准。制定成本费用标准的方法主要有分解法、定额法和预算法。通常使用定额法。

成本费用控制的方法：

1，建立成本费用控制信息系统

2，实行责任成本费用制

3，成本费用控制的监督和检查

会议成本费用控制的实际应用

举办一个会议可以简单地分为两大阶段，前半段是会议的筹备阶段，后半段是会议的举行阶段，在这两个阶段中对成本控制的内容也不完全相同。

一，会议筹备期间的成本控制

筹备期间发生的成本主要就是会议的固定支出，因而这一期间的成本控制也主要表现在对固定支出的控制。

二，会议举行期间的成本控制

会议举行期间的资金支出比重最大，占到会议总资金支出的70%左右，

由于各种原因，在会议期间举办各种活动，人数变化大多数的规律是实际参加活动的人数总是会比预订的人数减少一些，会议财务管理人员要有强烈的责任心和预见性，根据以往的会议运作的实际经验，对参加活动的人数变化及时作出反应，这是实行成本控制的最好的途径。以下是最有可能调整的几个项目：

1，餐饮费

2，会场和设备

会议赞助与广告收入

会议的主收入来自会议代表所缴纳的注册费，当注册费不能全部承担会议的支出时，会议组织者只能采取两个措施：其一是降低会议一些活动的档次。如果不降低会议活动档次，另一个有效的办法是寻求赞助来保证会议财务的收支平衡。会议各种赞助中，企业赞助是最主要的。会议也是一个能吸引一定“高质量”眼球的媒介，因此，会议可以吸引企业在会议上作广告以获得收入。

企业赞助

在所有会议中，科技类会议是最容易得到企业赞助的。

寻找赞助企业

具体可以采用下述方法进行运作：

1，会议主要领导出面联系。

2，会议机构中的工作人员出面联系。

3，国际组织出面联系

4，其他渠道。

编制赞助说明书

赞助说明书是会议提供给企业的主要赞助文件。赞助说明书内容主要包括对会议基本情况的介绍、赞助项目、金额以及付款方式等基本内容，以便企业对会议有初步了解。

征集赞助的发布会

若会议主席亲自出马，获得赞助的可能性就更大。

赞助的落实

在会议召开前8至10个月左右的时间，会议组织者开始着手与已表示对会议提供赞助的企业签订“赞助会议的合同书”。

广告费的多少取决于以下几个条件：

1，是刊登的时间，2是刊登的位置，3是广告的篇幅和颜色。

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