03878会议运营管理自考资料：会议筹备管理

自考生网为考生收集整理了“03878会议运营管理自考资料：会议筹备管理“以供考生们复习使用。自考教材每隔几年都会更新、变动，但相关知识大体不变，考生们抓住考点进行复习即可。

更多资料可查看：会议运营管理考试题库、自考会议运营管理视频、自考教材（相同课程各省教材不一定相同，请按省搜索）。

会议筹备管理

会议初期筹备

会议组织机构的建立

在我国举办重大会议时，由于涉及面广，有时还需中央和地方各部门出面协调和调动各方面的人力、物力和财力，有必要由主办单位牵头协商有关单位和上级主管部门，成立会议的对内领导小组。

一般性的会议不用设立对内领导小组。

国际组织的国际会议通常按自己的惯例设置各种会议机构。常见的有国际指导委员会、国际咨询委员会、国际组织委员会等，通常这些组织都是荣誉性的，不负责具体的会议筹备工作。

组织委员会和程序委员会则是大多数会议都应设有的机构。而真正负责会议日常筹备工作的是会议秘书处。秘书处下可设立许多不同的工作小组。

制定会议工作计划

会议的阶段划分

不同的会议组织对各个阶段的叫法也不统一，习惯上把它分为初期筹备阶段、征集论文阶段、代表注册阶段、会议举行阶段和会议善后阶段等五个阶段。

论文征集阶段的主要工作（案例题）

从市场推广的角度来看，征集论文的活动实质是会议的销售活动，它决定了未来会议的数量和质量。将来此次会议学术水平的高低和会议规模的大小，很大程度上取决于论文的征集工作是否成功。这个阶段经历的时间最长，大型会议一般需要1-2年，中小型会议一般需要半年左右，全部工作主要就是围绕征集会议论文展开的。

代表预先注册阶段的主要工作是围绕编辑和制作会议注册通知书进行的。

会议举行期间的组织工作

会议举行期间的组织工作主要是组织实施会议的各项专业和社会活动。

会议结束后的后续工作

会议的后续工作可以从会议的闭幕式结束后开始，一直到会议的全部工作结束为止，这个阶段有时可延续到会议结束后的几个月的时间。

开始征集论文的时间

大型会议一般应在会议召开的前20个月左右开始启动，中小型会议一般应在会议召开前的1到半年左右开始启动。

论文投稿的截止时间

大型会议通常是将这个时间定在举办会议的前一年。如果是上半年举办的会议，投稿截止时间可定在前一年的10月份。若是在下半年举办的会议，可放到前一年的年底或当年的年初。

论文录取通知书发出的时间一般应在注册通知发放之前或同时发出。

注册通知的发放时间

寄出的时间最好是在会前6个月以上。

预先注册的截止时间

为了使会议组织者能够尽早掌握参加会议的代表人数，每个会议都会设立一个预先注册的截止时间，在这个时间前注册的会议代表的注册费要适当地低一些。预先注册截止日的时间设立应该按会议规模的大小而不同，大型会议的时间可以提前一些，可以订在会前3到4个月。

宾馆和旅游预订的截止时间

规模在上千人的会议要求截止时间在会前的3到4个月。几百人的会议在会前2个月左右就可以。

会议论文征集

大型会议一般是在举办前20个月、中小型会议一般应在会议召开前的一到半年左右开始进行论文征集工作。

会议论文征集阶段的主要工作包括：

一，确定会议的专业内容

1，确定会议主题和相关的议题

2，确定会议的初步日程

3，确定征文的形式。会议的征文有三种形式，第一种是向会议代表征集论文全文。第二种是先向会议代表征集论文摘要，程序委员会根据摘要的内容和质量，决定是否通知论文作者提供论文全文。第三种是只向会议代表征集只有几百字的论文摘要。

二，编辑印刷征文通知书

封面内容至少要包括以下6项：即会名的全称、会名的缩写、会议举办时间（要有明确的日期范围）、会议地点、会徽和征文字样。

征文通知书主页应包含以下内容：大会主席的邀请信、组织机构、学术题目、征文要求、会议初步日程、初步旅游线路、联系方法、重要日期。

征文通知书的印刷

目前绝大数会议还要将征文通知书制作成文字材料，向潜在的参会人员邮寄。

三，征文通知书的发放

征文通知书的发放方式包括：邮寄、在国内外同类会议上散发、将征文通知书的重要内容在国内外刊物上登广告、将会议的网页与国内外的相关的网页链接、通过电子邮件发放。

四，论文和表格的接收

目前常用的论文接受的方式有三种：网上接收、电子信息、邮寄。

五，论文的评审和录取

1，论文评审的标准。包括：内容要切题、篇幅按规定，格式符合标准，语言。

2，论文评审的方式

3，确定各类论文的接收比例

国际会议还要考虑国外代表与国内代表演讲数量比例和国别之间的比例。

4，发放论文录取通知书

论文录通知书通常应包括下列主要内容：被录取文章的题目，所录取的论文在会上是大会演讲还是分组演讲、是口头演讲还是张贴论文，论文演讲或张贴的日期和具体时间。

六，编辑出版论文集

论文集的形式

三种不同的征文形式决定了会议论文文集的三种不同的形式。第一种形式是出版论文全集。第二种形式是会前先出版论文摘要集。第三种形式是只出版论文摘要集。

会议预先注册

专业内容要求基本落实

在所有准备工作中最重要的是会议专业内容的落实。

注册通知书的制作

为节省邮寄费用，会议注册通知书一般采用32开本。

注册通知书的发放

如果时间安排得当，注册通知书最好和论文录取通知书一起发出，既可以降低邮费，也可以减少秘书处的工作。

预先注册

预先注册接收

会议代表收到注册通知书后，按会议的要求办理有关的会议注册手续和交纳相关的费用。

接收注册的方法：

1，网上注册

2，邮寄或传真注册表进行注册

3，收取会议代表的费用

收取会议代表的费用

会议采用四种方法收取会议代表的费用：

1，信用卡方式

2，银行汇款方式

3，汇票托收方式

4，邮局汇款方式

现场注册准备的内容包括：

1，制定注册程序

2，现场注册材料的准备。会前5-10天，开始为代表准备现场注册材料。

更多复习资料可查看“自考复习资料”栏目。