03878会议运营管理自考资料：会议的申办活动

自考生网为考生收集整理了“03878会议运营管理自考资料：会议的申办活动“以供考生们复习使用。自考教材每隔几年都会更新、变动，但相关知识大体不变，考生们抓住考点进行复习即可。

更多资料可查看：会议运营管理考试题库、自考会议运营管理视频、自考教材（相同课程各省教材不一定相同，请按省搜索）。

会议的申办活动

申办国际社团会议的审批

在我国举办国际社团会议和在其他国家举办国际会议有很大的不同，其中最大的区别是对举办国际社团会议的审批。在我举办任何规模的国际社团会议都属于外事活动，必须经有关政府主管部门批准方可进行申办和筹备活动。

我国审批国际社团会议的基本要求与程序

1，举办国际社团会议必须办理报批手续

2，举办国际性社团组织会议的机构必须具备一定的资质。

3，申请举办国际社团会议的程序。

举办国际社团会议的申请不得通过多重渠道上报。

国际社团会议审批的权限

中小型国际社团会议，可由各省、自治区、直辖市党委和人民政府，中央和国家机关各部委审批。省、部级以下部门无权批准举办国际会议。

国际社团会议审批的时限

由省、部级审批的国际会议，一般应提前8至12个月申请审批。需上报国务院批准的国际会议，应提前12个月提出申请报批。需国家财政经费支持，申请报告应在会议举办前一年的3月份以前提出，以便纳入年度计划和预算。

国际社团会议的报批程序

一，报批前的准备工作

向有关政府主管部门办理会议的报批手续前，要先明确下列准备工作是否完成或条件是否具备：

1，会议的申办者与承办者

会议的申办者通常应是会议的主办单位，它应该具备前述举办国际社团会议的资质。会议可以同时由几个单位联合申办，但应由一个单位提交报告，明确其他各个单位所承担的义务和享受的权利，并应有书面的材料备案。

会议承办单位是指接受主办单位的委托，负责国际会议某方面具体工作的单位，承办单位可为一个或多个。国际上会议承办单位通常是PCO。

2，我国的专业水平

3，我国的综合国力

4，会议经费平衡

国际社团要求会议的承办国能够做到收支平衡。通常国际社团不会为会议提供任何形式的经费，有些国际社团甚至还要求承办国在会议结束后上缴一部分会议的收入。

5，举办城市

选择的城市要能满足会议的各种要求，特别是应有条件优良的会议场所和配套宾馆。

6，举办时间和会期

国际社团系列性国际会议的时间一般都固定在每年的5-10月。我国举办国际会议要注意避开“五一”“十一”两个旅游高峰和党代表大会。

会议的会期视会议的规模大小而定，一般在4至6天，最好不要超过6天。

二，研究国际社团的有关文件

通常有两个文件是最主要的，一是该国际社团的章程，二是举办该社团会议时对东道国的要求。

三，办理报批手续

国际社团会议申办的准备

1，建立申办机构

会议的申办机构应该挂靠主办单位。申办机构通常包括组织委员会、程序委员会和秘书处，还有PCO.

2,制定申办计划

3，编制申办预算

以下是申办会议的主要支出部分：

①申办文件制作费用

②出国费用

③活动费用

④接待费用

⑤其他费用，如人工费用，办公费用和其他一些材料的费用。

4，筹措申办经费

①申办资金属于风险投资。通常认为会议产业是一个投资回报率很高的产业，但高利润总是伴随着高风险。如果申办活动失败，前期的投资将可能血本无归。因此申办国际社团会议的先期投资就完全属于风险投资，由于投资的高风险性，致使筹集申办会议的资金并不是很容易。另外由于大型国际社团会议的举办规律所致，申办的会议都要等到几年之后才能举办，也就是说几年之后才有可能收回投资。因此筹集申办资金远比会议申办成功后筹集会议的筹备资金要困难得多。

②申办活动要有足够的经费

③申办经费的主要渠道，主要有下面几种：

A,行政事业费。目前我国许多机构申办国际会议的费用主要来自事业费。随着我国改革的不断深化，事业单位的转轨改制，事业经费的减少，将会影响我国国际会议的申办活动。

B,PCO。会议组织者经常在申办阶段就寻求和PCO的合作，要求他们提供一部分申办资金，承诺会议申办成功，该PCO为唯一的会议承办单位。PCO会根据经验来判断会议申办成功的可能性，决定是否提供这笔风险投资。

C,旅游机构

国际社团会议的申办报告

申办报告的主要内容：

1，邀请信

2，学术内容

3，中国的介绍

4，主办城市的介绍

5，大会会址的详细介绍

6，宾馆的介绍

7，旅游景点、参观、购物点的介绍

8，交通和通讯

9，初步预算

除国际社团有特殊的要求，会议预算中的货币一般都选择美元。

预算仍由三部分组成：

A,会议的收入。会议的收入还应包括会议附设展览会的收入、企业赞助和广告收入三部分。

B,会议支出

C,预算结果

10，组织机构

申办报告的制作和提交

申办报告的制作

参考国际社团组织的修改意见再定稿进行彩色印刷。

申办报告的提交

决定一个国际社团会议在哪个国家举办通常采用两种表决方式：第一种是仅由国际社团的理事会表决。另一种方式是先由理事会会初选，然后再由全体代表大会表决。

国际社团会议的现场申办

现场申办人员的组成

通常国际社团对现场申办人员的人数有一定的规定。申办人员应包括专业人员、会议管理机构的成员、会议中心和宾馆的销售人员以及航空公司的代表。

现场申办人员的条件

来自各个机构的申办人员都应该非常熟悉本行业的工作，特别是对于理事会关心的一些细节问题也都了如指掌。申办人员应该具有较高的英文水平，特别强调的是应有熟练的听说能力。申办人员最好参加过类似的申办活动或者在国内经经常有机会参加外事活动。

现场申办人员的出国经费

现场申办人员的出国经费通常由各个机构自己来承担。

现场申办活动

一，公关活动

1，拜访

2，宴请

3，私下交谈

二，参加理事会

通常国际社团会议的主办权都是通过国际社团理事会的表决来确定的。理事会的日程比较简单，首先由几个申办国的代表向理事会成员作陈述报告。不同的国际社团采用不同的方式，有的采用的是所有申办国都在申办现场，大家面对面地作陈述报告。有的采用其他申办国都不在理事会现场，只有作陈述报告的那个申办国在场这种背靠背的方式，不管采用哪种方式，陈述报告作得是否成功都是非常关键的。

陈述报告

大多数国际社团规定每个申办国只允许一位代表上台作陈述报告。

回答问题

在申办报告结束之后，通常要安排5-10分钟的时间，由申办国的代表回答理事会成员提出的各种问题。

表决

表决的方式或是无记名投票，或是举手表决。

企业会议的竞办

举办企业会议的程序

举办企业会议可以分为五个阶段：即立项、调研、策划、实施和评估阶段。

企业会议的竞办过程

1，招标

2，投标

3，开标

4，评标

5，定标

6，中标

更多复习资料可查看“自考复习资料”栏目。