03878会议运营管理自考资料：会议供应机构

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会议供应机构

专业会议组织者定义:专业会议组织者英文全称是Professional Conference Organization，缩写为PCO，是指通过客户组织、经办会议而攻取收入的专业的会议组织机构。

PCO的工作

PCO应能为会议提供全方位的服务。这样的好处是会议主办者可将会议只委托给PCO一家来完成，既可简化了机构之间的相互关系，也极大地方便了参加会议的代表。

概括起来，PCO在帮助社团组织、企业等机构安排、组织会议时，主要做以下工作：

1，会议的促销宣传、新闻报道工作

2，各种印刷品的制作安排

3，会议地点和会议地所的选择

4，会议住宿（宾馆）的安排

5，会议餐饮的安排

6，会议预先注册和现场注册工作

7，会议财务管理工作，包括会议预算、会议资金筹措、会议成本控制、会议现金管理等。

8，会议临时员工的招聘和培训、管理工作

9，会议翻译（口译和笔译）人员的安排

10，会议技术设备和人员的安排

11会议社会活动、学术访问活动的安排

12，会议旅行、游览等活动的安排

13，会议附设展览活动的安排

14，帮助会议主办机构进行国际会议的审批和申办。

15，按我国外事规定协助参加国际会议的国外代表办理入境签证事宜。

16，协调、处理与当地政府机构包括公安、消防和海关等部门的关系。

PCO的收费方式：

1，包价式

2，基本费+参会者人头费

3，参会者人头费

4，按小时收费

PCO除了按照上述四种方式中的某一种收取会议费用外，还可以从有关会议供应机构那里获取一定的佣金作为正常收入的补充。

会议中心

会议中心是一个专门为会议客户提供会议场地、会议设施、设备和会议服务而获取收入的企业。

基本会议地场地、设施和服务

一个会议中心必须具备下列基本的会议场地、设施和服务：

1，具有固定座位和技术设备的剧场、礼堂式大会会议厅。

2，有各种大小的隔音性强的中小型会议室

3，会议厅、室具有照明、空调等基础设施、设备

4，会议厅、主要会议室拥有话筒、音响、放映设备、投影银幕等必需的会议技术设备。如果是国际会议中心，还须拥有同声翻译设备。

5，拥有大堂和其他公共区域。

6，具有适当的餐饮场地、设施设备和服务能力。

7，有可供会议组织者办公使用的办公室

8，有可以提供水、电、互联网接口的展厅

9，在存放展品的储藏室

10有展品装卸场地和设备

11，有贵宾休息室

12，有充足的停车场

其他方面的要求

会议组织者对会议中心还有其他方面的要求：

1，良好的可进出性

2，有效的导向系统

3，训练有素的专业会议服务与管理人员

4，周围和附近有足够的住宿和餐饮场所

5，配套服务设施齐全

6，配有符合标准的安全、消防设施、设备，会议其间有充足的安全保卫人员。

会议管理结构

会议组织者最希望宾馆有一个人能帮他协调宾馆的各个部门，为会议提供及时的服务，这个人我们称之为会议经理。这需要会议宾馆在接待会议期间要临时改变管理结构，把平时垂直管理结构变为跨越部门界限、全力协作共同为会议提供高效服务的管理结构。

提供会议客户需要的信息

会议组织者在挑选会议宾馆时需要了解下列情况：

1，每个会议室的面积

2，每个展览场地的平面图

3，会议室的布置形式和相应可以安排的与会人数

4，可以使用的技术设施、设备

5，所有会议场所、设施、设备和服务的价目表

6，专业会议服务员工数量及其服务经历

旅行社

会议组织者一般都要安排与会者到会议举办地或其附近参观、游览风景名胜，这个活动往往是寻找合适的旅行社来合作安排。

会议组织者和旅行社谈好会议旅游活动的内容以后，一定要签订合作协约，明确双方的责任、义务与权利，对双方也是一种约束，以免出现变故影响会议旅游活动的正常进行。

交通运输商

大型的会议，尤其是大型的国际会议，往往要挑选交通运输商作为会议的指定交通运输商。这种做法对会议组织者和指定交通运输商双方都是可以带来收益的，双方可以通过谈判、合作达到双赢的结果。

对指定交通运输商的好处

1，会议给其带来大量的客源，提高其交通工具的利率。

2，其名字被放入会议的各种宣传促销资料中，会议组织者帮其作了免费广告，提高其知名度，树立其在社会公众中的良好形象

3，使用其交通工具的会议参加者都可以列入其客户档案，成为其未来促销对象。

对会议组织者的好处

1，可以从指定交通运输商那里获得一定数量的免费或折扣交通工具使用权。

2，可以通过指定交通运输商的销售网络或交通工具作促销宣传。

翻译公司

国际会议所需要的翻译人员有两类四种：第一类是书面翻译人员。第二类是口头翻译人员。

口头翻译人员分三种，分别是段落性口头翻译人员，公共同声传译人员和一对一同声传译人员。一般来说书面翻译人员最容易找，一对一同声翻译人员和段落性口译人员也不难找，公共同声传译人员魏难找。

兼职翻译人员的来源主要有以下几个：

1，高校中外语专业教师。可以胜任主题比较大众化的国际会议翻译工作，会议主题比较专业时也会感到力不从心。

2，高校其他专业中精通外语的教师。几个专业都有自己的专业词汇和术语，专业外的人很难翻译准确。

3，科研机构中精通外语的科研人员和企事业单位中精通外语的专业人员。科研机构和企事业单位中不乏既精通专业又精通外语的人才。

会议局

1895年成立的底特律会议局（CB,CONVENTION BUREAU）是美国第一个会议局，也是世界上第一个会议局。

目前我国还没有一个明确的会议开发管理机构。

会议局是一个非营利性的组织机构。

会议局可以是一个政府机构，也可以是一个非官方机构或半官方机构。

会议局的特点：

1，非营利性

2，中立性

3，以会议客户为中心

会议局的工作

1，对所在城市或国家的会议业进行行业管理

2，代表所在城市或国家政府参加相关的国际会议组织，加强与各国会议组织机构如国际大会协会的联系。

3，规划、投资和管理所在城市或国家的会议基础设施，塑造会议目的地良好的整体环境。

4，制作所在城市或国家会议业的整体促销宣传资料，为所在城市或国家的会议业进行整体宣传促销，展示会议目的地的美好形象。

5，支持所在城市或国家的会议企业或会议主办者针对潜在的会议参加者的宣传促销活动。

6，为所在城市或国家争取会议在那里举行。

7，把争取到会议客户介绍给所在城市或国家的PCO、会议中心或其他会议供应商。

8，为外地、国会议客户或PCO提供会议方面的音咨询，提供所在城市或国家政府有关规定和流程。

9，帮助外地、国会议客户或PCO预选所在城市或国家的会议场所和会议供应商。

10，邀请、组织、帮助外地、国会议客户或PCO到所在城市或国家进行会议地点考察，使其了解当地举办会议的各种情况。

11，支持所在城市或国家有关部门或机构进行会议的申办工作。

政府

政府应当从财政、政策、规定、效率等多方面为会议业的发展提供有力的支持。

政府对会议企业进行财政支持的方法：

1，在税收上给予会议企业以优惠

2，给在本城市、国家召开的会议本身以补助。

3，给带来会议的机构或个人表彰和奖励

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