03878会议运营管理自考资料：会议产品要素

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会议产品要素

会议产品就是指参加者从会议所得到的信息、服务、物质等方面的东西。它属于服务性的产品，与一般的物质性产品有很大的不同。

会议主题与议题

会议议题是围绕会议主题而设立的一个拟讨论的问题，它是会议主题的具体化。

一般来说，一个会议只有一个主题，但议题可以有若干个。大型的会议还可以把议题分为主议题几子议题。

选好会议的主题是会议成功的重要因素，因为会议中所有节目、活动都是紧紧围绕会议主题安排的。

拟好会议的议题也很重要，它可以帮助人们更好地讨论问题。

会议演讲人

会议演讲人是指在会议上演讲、发言、做报告讲话的人。

演讲人是会议的的最重要的卖点之一

会议的举办者应尽量邀请高级别的会议演讲人到会。主也因为这个原因，主要或重要的会议演讲人参加会议的注册费应当免除，有些会议也将其参加会议的交通费、住宿费、餐饮费等各种费用都由会议主办者支付。

会议演讲人的挑选

会议演讲人一般由会议主办者挑选，大型会议由会议程序委员会挑选。挑选的途径主要有：

1，挑选相关行业和专业方面的专家、权威做会议演讲人。

2，从应征论文中择优选定一些人作为会议演讲人。

会议演讲人注意事项：

1，讲话时口与话筒保持30公分的距离

2，不要说得太快

3，安排好发言的内容，遵守会议规定的时间

4，熟悉投影仪等会议基本设施、设备

5，提前到达会议场所，作好演讲准备。

会议通知

如果是国际组织的大型国际会议，筹备时间长达6-8年，一般可发4至5轮公告，目前我国多数会议仅发放两轮通知，在电子商务广泛使用的一些专业，例如计算机和自动化专业，仅仅只发一轮通知。

为减少邮寄费用，会议组织者经常利用上一届会议的开会时间，将会议的预通知带到会上散发，即为会议第一轮通知。

会议发出的第二轮通知为征文通知书。会议发出的第三轮通知一般为注册通知书。

筹备时间仅为两年左右的中小型国际会议一般只发放两轮通知，征文通知即为第一轮通知，注册通知则为第二轮通知。

第一轮通知至少应包括以下内容：

1，会议的目的、主题与议题

2，会议的日期

3，会议的地点

4，会议联系途径，如会议秘书处通讯地址、电话、传真、E-mail等

如果会议只发两轮通知，那么，第一轮通知要包含征文公告。

第二轮通知

如果会议有三轮以上的通知，那么，第二轮通知主要是关于论文征集的，所以也叫论文征集通知。

论文征集通知书的主要内容有：

1，大会主席的邀请信

2，会议组织机构

3，会议主题与议题

4，征文要求

5，会议初步日程

6，初步旅游线路

7，会议秘书处联系方法

8，重要日期

9，论文摘要表

10，反馈表

第三轮通知

注册通知书的主要内容有：

1，邀请信

2，组织机构

3，会议主题和学术题目

4，一般信息，如举办城市的介绍、护照和签证、保险、货币、交通

会议专业活动

会议的核心内容就是进行交流，因此会议专业活动主要是围绕着各种演讲进行的，演讲主要包括三种形式，即大会演讲、分组演讲和张贴演讲。另外，会议专业活动还包括专业参观。

大会演讲

目前只有借举办国际社团的国际会议时，才最有可能将这些学科带头人邀请到我国来。

特邀的大会演讲时间通常定为25分钟，2分钟的回答问题时间。一小时可安排2个演讲。

主持人一般应由该学科领域中最有威望的前辈学者担任，也要在最终日程上写明每个大会演讲的主持人的姓名、单位、职务。

分组会演讲

分组演讲会的报告时间一般为10-15分钟，提问5分钟，一个小时安排3到4位报告人。与会者并不是始终固定在某一个会场。

张贴演讲

张贴演讲是指会议演讲人把论文张贴在会议现场供与会者观看的演讲形式。

确定张贴演讲的原则主要是按照论文作者本人的要求。

张贴演讲的时间安排有两种，一种是在张贴演讲数量较少时，可从会议开始到会议闭幕，整个会议期间始终张贴。另一种是在张贴演讲比较多时，可安排几个单元时间，报告作者只能在指定时间、指定地点去张贴自己的论文，到时要自行撤换。不管采用哪种形式，会议都要安排专门的时间，组织与会人员阅读张贴演讲，届时论文作者要在自己的论文旁，与与会者交流。

专业参观

专业参观的目标场所应在会议策划时就选择确定好。选择时一定要注意与会议的目标和主题密切相关，并具有较强的代表性。

会议场地与会议室

会议场地包括：

1，主会场与其他各种大小会议室

2，休息处

3，大厅

4，注册台

5，办公室

6，展览场地

7，存储区

会议室的布置

会议室布置的基本模式：

1，剧场（礼堂）形

这种会议室布置形式就像剧场那样，最前面是主席台，主席台有若干个座位。

2，中空圆（正方、多边）形

这种布置模式通常用于会议人数不是很多、规格较高、与会者身份都重要的讨论会，尤其是国际性的讨论会，体现出与会各方平等的身份与地位。其中圆形布置适用于不具有谈判性质的会议，正方形和多边形适用于具有多边会谈或多边谈判性质的会议。

3，中空椭圆（长方）形

这种布置形式虽然主席台与与会者桌子紧紧相连，但体现出主次之分，不像中空圆（正方、多边）形那样体现出与会者或与会各方完全平等。

4，董事会长方（椭圆）桌形

这种布置形式使与会者之间的距离比较近，可用于召开董事会、管理等类似形式的会议。

5，U形与马蹄形

主席台与与会者距离很近，感觉更随意些。主席台在U形或马蹄形开口处上方。同时配有投影屏幕，用于讲解。

6，叠层U形（马蹄形）

它可以比单层U形布置形式安排更多的与会者。

7，E教室形

与U形布置类似，但可以安排更多的与会者。

8，T形

与U形布置形式类似，当与会者人数很少时可以采取这种形式。

9，教室形

1 0，宴会形

这种布置形式很像举行宴会时的布置形式，很方便进行分组讨论，也显得比较随意，有利于调动与会者参与的积极性。这种布置形式多用于与酒会、饮食结合在一起的会议。

1 1，混合形

当上述十种布置形式不能满足会议需求时，可以采用把不同的布置形式混合在一起的方式来解决这个问题。

目前，计算机投影仪已成为了会议使用的主要设备。

会务

会议印刷品包括：

1，会议内容摘要

2，会议资料汇编

3，最终程序手册和程序指南

4，其他会议印刷品

制作和使用会议名卡时注意事项

1，名卡上的字要足够大，使会议安全人员或其他工作人员从很远处就可以看清楚。

2，名卡应选用统一印刷的纸片，厚度应以能在镭射打印机上打印为准。

3，不同类型的人员的名卡最好不用不同的颜色区分。

办理住宿预订

会议注册费中一般不包含住宿费，与会者住宿需另外付费。

与会者住房表

大型会议，需准备两种与会者住房表。一种是把所有与会者的名单按一定的顺序（如字母A,B…Z顺序）排列，在名字后面写上房间号。另一种是按房间号码顺序（101、102……201）排列的住房表，在每个房间后面写上与会者的姓名。

目前由于通讯手段的改善，也由于人们注意了个人的隐私，大多数会议不公布与会者提住房表。

总账户和个人账户

会议组织者在住宿的宾馆可以开设两种账户，一种是总账户，一种是个人账户。

餐饮活动

餐饮种类

1，早餐

2，茶歇/咖歇

3，会议午餐

4，招待宴会、酒会

5，服务式晚餐

6，自助式晚餐

7，主题宴会

会议餐饮活动安排须知

1，餐饮活动与会议预算的关系

一般情况下，餐饮活动总是在预算的严格控制下进行的，不能超出预算。

2，明确负责餐饮的人员

餐饮活动既然在整个会议中具有重要的作用，会议组织方和会议餐饮服务方都应该指定专门人员负责。

3，餐饮活动预订事项

内容应该包括下列内容：

①日期

②时间

③场地

④形式

⑤价格

⑥菜单

菜单设计注意事项

a)男女有别

b)饮食禁忌

c)饮食营养与健康

⑦酒水，预订酒水首先要确定酒水的种类，第二是酒水的付款方式。付款方式通常采用两种，一种是按实际消费付费，另一种是按餐饮活动价格的比例付费，酒水费用占整个餐费的1/3是常用的比例。

⑧预订人数

⑨主桌

⑩音响设备

⑪付款方式

⑫签字负责人，餐饮预订单要经过双方负责人的签字，并对双方都具有约束力。

社会活动

会议的社会活动包括：

1，会议开幕式

2，欢迎招待会

欢迎招待会的食品以凉菜为甜品为主，因此有时也称为冷餐招待会。

3，茶歇/咖歇

4，鸡尾酒会

5，体育、休闲活动

6，参观、游览活动

7，欢送/闭幕宴会

会议附设展览

安排会议附设展览的作用

1，对会议主办者的好处

①增加会议收入

②可以增加预先筹款

③增加会议产品的价值

④有助于会议产品的促销，增加参会人数

2，对与会者的好处

①市场导向，直接接触目标市场

②可以在短时间内与潜在的顾客进行信息交流

③获得向潜在的顾客进行产品展示的机会，从而获得商机

④可以通过得到的会议论文了解本专业领域内世界上最新技术和未来发展动向

⑤参展商还可以了解到同领域竞争者的产品性能和销售方式，以便及时调整自己企业的生产和销售策略。

会展附设展览会与商业性展览会的不同

1，观众面不同

2，组织观众所花工夫不同

3，展览主办者收入来源不同

商业性展览会主办者的展览收入有来自参展商的展位费和向参观者收取门票费。会议附设展览主办者的展览收入只有来自参展商的展位费，观众参观通常是免费的，主办者没有门票收入。

安排会议附设展览项目注意点

1，会议附设展览主题要与会议主题保持一致，与会议的主题密切相关，并符合会议的总目标。

2，最好交由PEO(PROFESSIONAL EXHIBITION ORGANIZATION,专业展览组织者)安排操作。

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